Электронное актирование: возможные проблемы

С этого года электронное актирование стало обязательным для каждого заказчика. Напомним, что электронное актирование — это обмен документами в электронной форме через личный кабинет ЕИС в сфере закупок.

У электронного актирования много плюсов, однако трудности все таки могут возникнуть. Мы расскажем, с какими проблемами вы можете столкнуться и как с ними справиться.

Требование бумажных документов

Порой заказчик может указать в контракте, что ему будут нужны бумажные копии электронных документов. Сразу скажем, что это противоречит закону о контрактной системе. Но рекомендуем проявить жест доброй воли и предоставить заказчику документы в требуемом форме.

К сожалению, не все государственные системы перестроились на новый режим работы и очень часто можно столкнуться с тем, что бухгалтерия, которая фактически проводит оплату, все еще не готова работать с электронными документами.

Большие сроки приемки выполненных работ

Согласно Федеральному закону №44, срок приемки выполненных работ по контракту – 20 рабочих дней. Это, действительно, долго и такое положение дел сводит на нет изменения, которые должны сокращать сроки оплаты услуги или товара.

Ускорить приемку поможет следубщее:

• Своевременно загружать в личном кабинете ЕИС закрывающие документы;
• Убедиться, что заказчик получил документы;
• Дипломатично, но настойчиво попытаться уточнить, когда они будут рассмотрены.

Вообще, в закупках навык ведения переговоров почти всегда коррелируется с результатами и удовлетворением обеих сторон от контракта.

Технические сбои

К сожалению, палки в колеса поставщику могут ставить сбои в работе самой системы. От этого никто не застрахован. Нужно учитывать и тот факт, что функционал электронного актирования относительно молодой. Вот возможные технические баги, которые могут потратить ваши время и нервы.

• Не загружается личный кабинет.
• Не отображаются всплывающие окна.
• Нет возможности подписать акт.
• Не показываются уведомления от поставщика.
• Отсутствие информации о контракте в личном кабинете в списке контрактов на исполнение.

Последнее - отсутствие необходимого контракта в личном кабинете ЕИС и, как следствие, невозможность прикрепить закрывающие документы - встречается в последнее время довольно часто. К этому приводит ошибка со стороны заказчика и решается такая проблема только путем общения и переговоров с представителями заказчика.

Лайфхак: после заключения контракта убедиться, что контакт есть в реестре контрактов и в личном кабинете ЕИС, чтобы после исполнения обязательств не пришлось ждать исправления технических ошибок.

Кстати, проблемы могут возникнуть не только из-за багов. Вот некоторые причины, почему порой возникают трудности.

• Некорректно настроен ваш АРМ (автоматизированное рабочее место или простыми словами - компьютер).
• Нет прав на то, чтобы просматривать и создавать документы.

В теории при возникновении подобных проблем следует обратиться в техподдержку, которая должна помочь оперативно решить ее. Но зачастую все ответы уже есть в инструкции, а создание запроса и обращение в техподдержку ЕИС - тема для отдельной статьи.

На основе анализа часто возникающих проблем разработчики функционала совершенствуют систему и исправляют неполадки. Правда, при обращении необходимо правильно записать на видео возникающую проблему.