Электронный документооборот: что это такое

Электронный документооборот (ЭДО) – это процесс обмена электронными документами с помощью интернета.

Процесс несложный:

1. Документ создаётся и загружается в систему;
2. Потом его подписывают электронной подписью;
3. Далее файл отправляется адресату;
4. Принимающая сторона получает документ и подписывает его;
5. Затем в системе обновляется статус файла.

Кто участвует в системе цифрового обмена документами

• Участники электронного документооборота – компании, обмениваются документами.

• Удостоверяющий центр – организации, имеющие право на выдачу электронных подписей.

• Оператор ЭДО – организация, разрабатывающая и поддерживающая систему электронного документооборота.

• Государственные органы – органы власти, выдающие аккредитации и контролирующие операторов – Федеральная антимонопольная служба и Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Кто может пользоваться электронным документооборотом

Есть несколько категорий лиц и организаций, которые могут использовать ЭДО:

• Компании и ИП с помощью электронных документов получают подписи от поставщиков, покупателей и сотрудников. Таким образом упрощается документооборот и ускоряются бизнес-процессы;

• Бюджетные организации используют ЭДО для ведения внутренней документации и упрощения взаимодействия с подрядчиками;

• Самозанятые и физлица с помощью ЭДО подтверждают легальность своей деятельности.

Плюсы ЭДО

Электронный документооборот решает различные проблемы бизнеса и иных организаций. С помощью ЭДО компании могут начать эффективнее вести документооборот и ускорить внутренние процессы. Главные преимущества:

• быстрота обмена документами (никаких курьеров и почты);
• снижение расходов (опять-таки за счёт отсутствия трат на доставку);
• уменьшение количества ошибок (в системах ЭДО есть автопроверка);
• ускорение процесса согласования внутри компании.

Какие существуют требования к документам в ЭДО

Электронные документы могут быть формализованными, частично формализованными и неформализованными. Итак, рассмотрим подробнее:

• Формализованные – счёт-фактуры. Формат для них строго определён – XML.

• Частично формализованные — ТОРГ-2, ТОРГ-12, акты выполненных работ, транспортные накладные, сопроводительные ведомости, заказы-наряды, акты сверок взаимных расчётов. Для них формат XML рекомендован, но необязателен.

• Неформализованные – ТОРГ-13, ТОРГ-14, счёта, прайс-листы, и другие документы. Для них формат не регламентирован.