Годовой отчет по закупкам у СМСП 2025-2026: как отчитаться и не уйти на 44‑ФЗ

Годовой отчет о закупках у субъектов малого и среднего предпринимательства (СМСП) по 223‑ФЗ — один из ключевых документов, по которому контролирующие органы и Корпорация МСП оценивают, насколько заказчик соблюдает требования по поддержке малого бизнеса. Невыполнение квоты, ошибки в отчетности или срыв сроков размещения отчета в ЕИС могут привести не только к штрафам, но и к принудительному переходу на процедуры 44‑ФЗ на весь следующий период.

Крайний срок размещения годового отчета за 2025 год — до 1 февраля 2026 года включительно. Ниже разберем, кто обязан сдавать отчет, какие договоры в него включать, как посчитать процент закупок у СМСП и как технически сформировать отчет в ЕИС с учетом текущих «глюков» системы.

Исторический контекст: как менялись требования с 2005 года

Если сейчас работа с СМСП и годовой отчет по 223‑ФЗ кажутся привычной рутиной, то в середине 2000‑х ситуация была иной: в 2005 году система регулирования закупок только формировалась, и отдельной, детальной поддержки малого и среднего бизнеса в виде квот и обязательного годового отчета еще не существовало. Для многих крупных заказчиков взаимодействие с малыми поставщиками носило эпизодический характер, а контроль больше концентрировался на соблюдении общих бюджетных и финансовых правил.

Дальнейшая реформа закупочной системы, принятие 223‑ФЗ и профильных подзаконных актов уже в 2010‑е годы закрепили обязательные квоты закупок у СМСП, годовую отчетность и ответственность за нарушения — по сути, то, чего не хватало в 2005 году для системной поддержки малого бизнеса. Сейчас заказчик обязан не просто «время от времени» привлекать малые компании, а планировать закупки, формировать отдельные процедуры только для СМСП и формально подтверждать выполнение квоты через годовой отчет в ЕИС.

Кто обязан сдавать годовой отчет по закупкам у СМСП

Обязанность выполнять квоты закупок у СМСП и формировать годовой отчет в ЕИС установлена для заказчиков, работающих по 223‑ФЗ и подпадающих под действие Постановления Правительства РФ от 11.12.2014 № 1352. Такие заказчики должны направлять не менее 25 % совокупного годового стоимостного объема договоров (СГСОД) на закупки у СМСП, из которых не менее 20 % — через процедуры, проводимые исключительно для СМСП.

От обязанности выполнять квоты и сдавать годовой отчет освобождаются организации, которые сами относятся к субъектам малого или среднего предпринимательства и соблюдают критерии по выручке, численности и доле участия других юридических лиц, не являющихся МСП. При этом статус МСП для целей применения льгот и освобождений определяется только по данным Единого реестра МСП ФНС, а не по внутренней бухгалтерской классификации компании.

Какие договоры включаются в годовой отчет

В годовой отчет по закупкам у СМСП за 2025 год включаются договоры, относящиеся к отчетному периоду с точки зрения оплаты. Учитываются договоры, заключенные и полностью оплаченные в 2025 году, а также договоры прошлых периодов, которые были частично или полностью оплачены в 2025‑м, при этом в расчет берется только та часть суммы, которая подлежала оплате в отчетном году.

Не попадают в отчет договоры, по которым вся планируемая оплата отнесена на последующие периоды, например на 2026 год: если по договору 100 % оплаты стоит на 2026 год, то для отчета за 2025 год он в расчет не берется. При этом для расчета показателей отчетности используется планируемая оплата из карточки договора в ЕИС, а не фактически проведенные платежи по расчетному счету.

Какие закупки учитываются в квоту СМСП

При формировании показателей по СМСП в годовом отчете выделяют два ключевых блока: закупки, проведенные исключительно для СМСП, и закупки на общих основаниях, по которым победителем стал субъект малого или среднего предпринимательства. Для первого блока используется ограниченный перечень способов закупки (аукцион, конкурс, запрос котировок, запрос предложений, неконкурентные способы), заранее закрепленных в Положении о закупке именно как процедуры только для СМСП.

Для закупок на общих основаниях в ЕИС важно корректно отметить статус поставщика как СМСП, иначе такая закупка не будет учтена в квоте. Договоры, которые в соответствии с Положением о закупке не подлежали размещению в ЕИС, необходимо занести в годовой отчет вручную, чтобы не занижать фактический объем закупок у СМСП.

Как рассчитать процент выполнения квоты

Общий объем закупок у СМСП должен составлять не менее 25 % СГСОД с учетом исключений, предусмотренных Постановлением № 1352. Формула расчета строится исходя из совокупного годового объема договоров за вычетом закупок, которые не учитываются в квоте (оборона, государственная тайна, атомная энергетика, финансовые услуги, коммунальная инфраструктура, сделки с недвижимостью и энергоносителями и др.).

Чтобы ЕИС корректно исключал такие закупки из базы для расчета процента, заказчику нужно еще на этапе планирования и размещения закупки в реестре договоров отмечать соответствующий признак «Закупка исключается из расчета МСП». Ошибка на этом шаге приводит к искажению процентов по СМСП в годовом отчете и может вызвать претензии со стороны контролирующих органов и Корпорации МСП.

Пошаговое формирование годового отчета в ЕИС

Технически формирование годового отчета по закупкам у СМСП происходит в личном кабинете заказчика на zakupki.gov.ru через отдельный раздел. Заказчик выбирает отчетный период (2025 год), создает отчет и загружает данные из реестра договоров, после чего при необходимости добавляет неразмещенные договоры, корректирует статусы СМСП и исключения.

Для регулярного контроля выполнения квоты многие заказчики используют функцию предварительного формирования отчета в течение года: это позволяет увидеть текущий процент закупок у СМСП по действующим договорам и вовремя скорректировать план закупок, не дожидаясь января. Такой подход снижает риск «догоняющих» закупок в конце года и последующих споров по корректности отчетности.

Как обойти обязательное поле с файлом в ЕИС

На финальном шаге размещения отчета в ЕИС система требует прикрепить файл в обязательное поле, хотя прямого требования о приложении файла в законодательстве нет. При попытке разместить отчет без файла пользователь получает техническую ошибку и не может завершить публикацию.

Рабочее решение выглядит так: сначала инициируется размещение отчета, формируется печатная форма (например, в PDF), которая сохраняется на компьютер, а затем этот файл прикрепляется в обязательное поле и отчет размещается повторно. В качестве альтернативы можно прикрепить любой документ, подтверждающий утверждение отчета (протокол комиссии, служебную записку и т.п.), главное — чтобы поле с файлом не оставалось пустым.

Мониторинг Корпорации МСП и дальнейшие действия

Часть заказчиков по результатам размещения годового отчета попадает под мониторинг Корпорации МСП: в системе отчет получает статус «На мониторинге» до окончания проверки. Если проверка пройдена успешно, в карточку отчета поступает положительное заключение, которое также нужно разместить в ЕИС в течение пяти календарных дней.

Нарушение пятидневного срока размещения заключения по мониторингу может повлечь административный штраф, поэтому сроки обработки входящих документов от Корпорации МСП важно контролировать отдельно от общего дедлайна по самому годовому отчету. Для снижения рисков имеет смысл закрепить эти обязанности в регламенте и назначить ответственных сотрудников или подрядчика по тендерному сопровождению.

Ответственность и новые штрафы за нарушения

Если заказчик не выполнил квоту по закупкам у СМСП, некорректно сформировал годовой отчет или не разместил его в срок, его Положение о закупке может быть признано неразмещенным, а все закупки с 1 февраля до конца года придется проводить по более жестким правилам 44‑ФЗ. При этом обязанности по планированию, ведению реестра договоров и отчетности по 223‑ФЗ сохраняются, то есть фактически заказчик попадает в двойной режим регулирования.

С 1 марта 2025 года дополнительно действуют изменения, усиливающие административную ответственность: для должностных лиц предусмотрены штрафы в десятки тысяч рублей, для юридических лиц — до 100 000 рублей за нарушения требований по закупкам у СМСП и порядка перехода на 44‑ФЗ. Отдельные санкции предусмотрены и для случаев, когда заказчик, нарушивший нормы по СМСП, продолжает проводить закупки по 223‑ФЗ, игнорируя обязанность временно перейти на 44‑ФЗ.

Практические советы заказчикам и роль тендерного сопровождения

На практике минимизировать риски проще всего за счет регулярного контроля выполнения квоты по СМСП в течение года и приоритета закупок только для СМСП в объеме не менее 20 % СГСОД. Оставшиеся 5 % квоты удобнее закрывать за счет закупок на общих основаниях с победителями из числа СМСП и договоров с обязательным привлечением субподрядчиков‑СМСП.

Крупным и средним заказчикам имеет смысл выстроить системное взаимодействие с внешними консультантами по тендерам, которые помогают «сшить» юридические требования 223‑ФЗ, технические особенности ЕИС и реальные закупочные процессы. Такой подход снижает вероятность штрафов, ускоряет формирование годового отчета и позволяет использовать квоты на СМСП не как формальную обязанность, а как инструмент развития устойчивого пула надежных подрядчиков.

FAQ по годовому отчету о закупках у СМСП

Кто обязан сдавать годовой отчет по закупкам у СМСП?

Отчет обязаны сдавать заказчики, работающие по 223‑ФЗ и подпадающие под действие Постановления № 1352: они должны выполнять квоту по закупкам у СМСП и подтверждать это через годовой отчет в ЕИС.

До какой даты нужно разместить отчет за 2025 год?

Годовой отчет о закупках у СМСП за 2025 год нужно разместить в ЕИС не позднее 1 февраля 2026 года, иначе возрастает риск штрафов и перехода на процедуры 44‑ФЗ.

Какие договоры включаются в отчет?

В отчет включаются договоры, по которым планируемая оплата приходится на 2025 год: полностью оплаченные в 2025‑м, а также договоры, оплаченные частично в отчетном периоде, независимо от года заключения.

Как учитывать закупки на общих основаниях, где победил СМСП?

Такие закупки учитываются в квоте при условии, что в ЕИС корректно отмечен статус поставщика как субъекта малого или среднего предпринимательства, иначе система не засчитает их в объем закупок у СМСП.

Что делать с обязательным полем для файла при размещении отчета?

Нужно сформировать печатную форму отчета, сохранить ее в файл (например, PDF) и прикрепить этот документ в обязательное поле, после чего отчет будет успешно размещен в ЕИС.

Какие последствия, если квота по СМСП не выполнена?

Основной риск — признание Положения о закупке неразмещенным и перевод закупок на процедуры 44‑ФЗ, а также административные штрафы для должностных лиц и компании за нарушения.

Нужно ли отчитываться по СМСП, если заказчик временно перешел на 44‑ФЗ?

Да, даже при временном переходе на 44‑ФЗ из‑за нарушения требований по СМСП заказчик продолжает отчитываться о закупках у СМСП по правилам Постановления № 1352 в рамках 223‑ФЗ.

Как снизить риск претензий со стороны Корпорации МСП?

Рекомендуется ежеквартально формировать предварительный отчет в ЕИС, планировать закупки под квоты заранее и своевременно размещать заключение по мониторингу в течение пяти дней после получения.

Можно ли поручить формирование отчета внешнему подрядчику?

Да, многие заказчики передают подготовку и проверку годового отчета специализированным компаниям по тендерному сопровождению, оставаясь ответственными за итоговый результат перед контролирующими органами.

Как изменения с 2025 года влияют на штрафы и контроль?

Поправки усилили административную ответственность и сделали последствия нарушений более чувствительными, поэтому ошибки в отчете и несоблюдение квоты по СМСП теперь несут больший финансовый и юридический риск.