Как мягко и быстро ввести новичка в команду: пошаговая инструкция

Евгений Беляев, основатель компании «Эксперт Центр»

За последние два года наша организация резко выросла, количество сотрудников увеличилось вдвое и продолжает расти. Встал вопрос, как мягко и быстро вводить новичков в команду. Раньше адаптацией и обучением работников занимались руководители отделов. Иногда новичок быстро вливался, а в каких-то случаях процесс затягивался на несколько месяцев. При росте штата появилась необходимость в комплексном подходе к адаптации. Поэтому создали отдел обучения и развития, разработали систему подготовки. Каждому новичку вручают чек-лист, где прописаны действия, которые он должен совершить, чтобы получить нужные для работы знания и влиться в коллектив. В статье подробнее расскажу про путь новичка согласно этому чек-листу.

1. Экскурсия по офису

В первый день куратор отдела обучения и развития проводит новичка по всем кабинетам офиса, показывает столовую, комнату отдыха, тренажерный зал, душевые. Знакомит с отделами, представляет руководителей групп. Сразу важно показать, что пункты про заботу о сотрудниках в описании вакансии не просто слова, а реальные факты. Чтобы познакомить новичков из других городов с офисом управляющей компании в Уфе, мы придумали игру-путешествие, встроенную в CRM-систему. Геймификацией процессов адаптации и обучения занимается отдельный сотрудник. Ноу-хау запустили в начале 2024 года.

Нажав кнопку «Путеводитель», человек «попадает» в головное здание. Герои игры внешне похожи на руководителей компании, в игровых диалогах сохранена манера общения реальных людей. Сначала новичок оказывается на ресепшене, где администратор рассказывает ему об офисе. Затем человек «поднимается» на третий этаж, его задача — подходить к рабочим местам коллег и задавать вопросы. Например: «Какой важный навык и какое важное качество делают продавца успешными в нашей компании?», «Как найти союзников в коллективе?»

В чем эффект. Виртуальная экскурсия создает эффект присутствия в центральном офисе, помогает новичку оценить масштаб компании: в городах франчайзинговой сети офисы намного меньше, чем в Уфе, здесь же это четырехэтажное здание в историческом центре. Приезжая позже в командировки, сотрудники лучше ориентируются, чувствуют себя увереннее. Кроме того, геймификация — эффективный инструмент, чтобы вовлечь, заинтересовать человека.

2. Знакомство с коллегами

В первый день новички знакомятся между собой и с коллегами по отделу. Каждый сотрудник делает мини-презентацию своих личных и профессиональных качеств, ребята из других городов подключаются онлайн. Так новый работник с самого начала знакомится со всеми членами команды и понимает, по какому вопросу и к кому можно обратиться за советом. Презентации получаются интересными, яркими, так как в компании работают люди из разных сфер: экономисты, бухгалтеры, юристы. Есть бывший бармен, несколько специалистов из военной сферы.

В чем эффект. Благодаря этому, на первый взгляд, банальному пункту в чек-листе знакомство между новичками и другими сотрудниками неизбежно. Это не зависит от характера нового работника, от того, разговорчив он или нет. Данный шаг ускоряет адаптацию.

3. Передача документов в отдел кадров

Знакомство с офисом заканчивается в отделе кадров, куда новый сотрудник передает документы для трудоустройства. Кадровик также просит сообщить Ф. И. О. его родителей и их почтовый адрес. Данные необходимы для отправки благодарственных писем о заслугах дочери или сына. Практику ввели два года назад. Большинство новичков удивляются, так как не сталкивались с подобным в других компаниях. Но инициативу поддерживают.

В чем эффект. Практика благодарственных писем родителям создает уникальный образ компании и помогает мотивировать персонал, делает работников и членов их семей лояльными к организации. В ситуации выгорания близкие могут напомнить сотруднику о плюсах компании, помочь справиться с временными трудностями.

4. Знакомство с конституцией организации

Сотрудник изучает «Конституцию Эксперт Центра», в которой прописаны миссия и ценности компании, «Положение о работе менеджера», «Положение о работе сотрудника сопровождения», «Регламент отдела продаж» и другие внутренние документы. Через месяц куратор отдела обучения и развития проводит экзамен. Сотрудники центрального офиса проходят тестирование очно, коллеги из других городов — онлайн. В случае если экзамен не сдан, дается 10 дней на переподготовку.

В чем эффект. В крупной компании регламенты необходимы. Правила помогают избежать типичных ошибок в работе, формируют корпоративную культуру и экономят время сотрудников. Изучение документов и последующая проверка знаний, а не дежурное ознакомление под роспись, помогают лучше запомнить, как действовать в штатных ситуациях, чтобы не тратить время на поиск решения той или иной проблемы.

5. Обучение

От того, насколько быстро и качественно новичок получит знания, необходимые для работы, зависит его успешный старт. Раньше каждый руководитель отдела сам обучал сотрудников, не погружаясь глубоко в процесс, так как параллельно занимался текущей работой. В итоге он упускал значимые моменты, что влияло на результаты новичков.

В созданном с нуля отделе обучения и развития работают: куратор, два эксперта по тендерам и навыкам продаж, специалист по разработке и внедрению игр. Программа подготовки включает несколько блоков. Первый день посвящен изучению законодательной базы, видов закупок, тендерных процедур, юридических и финансовых услуг. Второй день — практика продаж: менеджер учится отрабатывать скрипты звонков, задает вопросы куратору и получает задание, которое он должен выполнить в течение следующего дня. Например, поиск закупок для партнеров на разных ресурсах.

В четвертый день новичок осваивает СRM-систему. Раньше сотрудникам показывали обучающие видео, поэтому воспринимать информацию было сложно и скучно. Разработали игру. Герои — аватары, срисованные с действующих специалистов компании, которые посредством диалогов направляют новичка в обучении. Поэтапно выполняя задания, полученные от персонажей игры, новичок учится работать с базой, самостоятельно вносит данные потенциальных клиентов, а в конце четвертого дня обучения получает первые карточки с информацией о партнерах для обзвона. Уфимских коллег обучаем в головном офисе, сотрудников из других городов подключаем удаленно.

В чем эффект. Благодаря единому подходу сотрудники получают высокий уровень подготовки в короткий срок. Игровой формат повысил эффективность процесса. Раньше сотрудники бегали с вопросами по СRМ к руководителям, теперь большинство вопросов снимается в ходе игры.

6. Знакомство с ключевыми руководителями

Позиционируем себя как компания «без дверей». Важно сразу снять барьер в общении между рядовым сотрудником и начальником. Поэтому в первые дни работы новичок должен позвонить руководителям подразделений и другим управленцам. В чек-листе указаны номера мобильных телефонов каждого из них. В начале разговора сотрудник произносит «волшебную» фразу: «Я — новенький. Звоню по чек-листу». Топ-менеджеры готовы к звонкам, они кратко и емко рассказывают о своем отделе, стараются вдохновить коллегу.

В чем эффект. Снимается психологический барьер «чужака», люди понимают, что руководство открыто к диалогу, никто не кусается. Так проще ориентироваться в компании, у человека формируется лояльность к новому месту работы.

7. Тет-а-тет с руководителем

Разговоры один на один позволяют вовремя заметить проблемы новичка, поддержать коллегу. Руководитель подразделения назначает встречи два раза в месяц. Однако сотрудник сам может договориться о беседе с начальником или топ-менеджером. Они обсуждают болевые точки, вместе ищут пути решения проблем. В первые три месяца куратор отдела обучения и развития общается по видеосвязи с новым коллегой, предварительно изучив статистику его звонков в СRМ, типовые ошибки. Они вместе составляют индивидуальный план развития.

В чем эффект. В период адаптации главные трудности новичка — психологические. Люди переживают, как их примет команда, боятся что-то сделать неправильно, стесняются обратиться за помощью. Поэтому личный контакт с каждым членом команды, проявление заботы на этом этапе крайне важны.

Результат

Отдел обучения и развития работает с начала 2023 года. Сотрудники перестали уходить в первые дни работы, а такая текучесть для сферы продаж — большая проблема. Срок адаптации сократился с пяти-шести месяцев до двух-трех. Первую сделку новичок закрывает уже через два месяца, хотя раньше требовалось больше трех. Вырос совокупный чек сделок.

Источник