Успешное участие в тендерах: пошаговая инструкция для поставщиков

Интервью Лианы Азарян, исполнительного директора сети "Эксперт Центр", для журнала "Управление сбытом"

Тендерные продажи — это искусство, требующее точности, стратегии и умения предугадывать шаги конкурентов. В тендерных сделках нет места случайностям. Победа в закупках — это результат продуманного подхода, тщательного анализа и безупречного исполнения. В тендерах выигрывает только тот, кто думает на несколько шагов вперёд.

Итак, как же готовиться к участию в тендерах, чтобы минимизировать риски отказа?

Как выиграть тендер?

В-первую очередь, рекомендуем хорошо ознакомиться с документацией заказчика, изучив все страницы «от» и «до», внимательно прочитать все требования и критерии оценки. Если мы говорим про конкурс, то есть «требования», а есть «критерии». Основные отличия этих понятий заключаются в том, что документы из раздела «требования» обязательны, при отсутствии хотя бы одного документа или неправильной его форме заявка будет отклонена. А «критерии» – это документы, за наличие которых заказчик дает определенные баллы и вероятность победы возрастает. Однако отсутствие таких документов не является причиной для отклонения заявки.

Во-вторых, обязательно обращаем внимание на закон, в рамках которого идет закупка. Если это 44-ФЗ, то мы говорим про государственного заказчика, следовательно обращаем внимания на сроки подписания контракта и прочие сроки, так как просрочка какого-нибудь пункта ведет к потерям как в финансовом плане, так и потерям контракта. Заказчик вправе отказаться от подписания договора, если вы допустите ошибку по срокам.

В-третьих, важно понимать, что, выиграть закупку — это еще полдела. Например, электронный аукцион – это не просто «приложить документы», «снизиться в цене» и всё. Нужно подписать договор. А чтобы это сделать, необходимо пройти определённые процедуры, о которых многие «новички» не знают.

Следовательно, нужно понимать, правила и законы тендерного рынка. Важно изучить заказчика, чтобы понимать чем обычно руководствуется заказчик при выборе победителя.

Как определить стоит ли участвовать в тендере?

Необходимо полностью ознакомиться с документацией, со всеми требованиями, проектом договора, сметой и техническим заданием. Делаем это, чтобы понимать, может ли ваша компания в полной мере, по всем пунктам выполнить все требования заказчика. И, что немаловажно, может ли компания заработать на данном тендере. Участвовать в тендерах нужно, обязательно просчитав маржинальность.

Важно быть конкурентноспособным как по цене, так и по квалификации. Выиграть конкурс, только снизившись в цене и не набрав по квалификациям баллы, не получится. Идеальный рецепт победы — когда вы снижаетесь в цене и набираете максимум по квалификациям – тогда у вас все шансы победить!

Тендерные специалисты не гадают на кофейной гуще. Для того, чтобы «предугать», по какой цене может уйти этот контракт, специалисты анализируют рынок. Мы анализируем возможных конкурентов, кто, например в этом регионе уже принимал участие и может заявиться на выбранный тендер. Анализируем и самого заказчика на отсутствие судебных разбирательств по госзаказам. Наш партнер должен верить нам как профессионалам и следовать нашим рекомендациям. И именно такой подход помогает партнерам зарабатывать на тендерах.

Насколько полезны системы анализа тендеров и конкурентов?

Агрегаторы анализа тендеров и конкурентов — это инструмент, который значительно повышает шансы на успешное участие в закупках. Но только если ты понимаешь, как ими пользоваться. Можно накупить кучу агрегаторов, но не понимать их специфику и как в них работать. На сегодняшний день хороших агрегаторов не так и много.

В нашей компании существует собственно разработанная авторская программа, основанная на нашем 10-летнем опыте. Мы тестируем личный кабинет для наших партнеров, где они могут отслеживать контракты и все этапы работы. В приложение приходит подборка актуальных тендеров. Приложения такого рода будут очень полезны для работы.

Но возможно ли полностью автоматизировать подготовку тендерной документации? Мы не можем однозначно ответить на этот вопрос. Но тендеры сегодня — это интеллектуальный труд человека плюс творческий подход. Порой тендеры выигрываются с помощью надсмотренности специалиста, его опыта и интуиции. В нашей компании были случаи, когда контракты выигрывались с разницей в несколько копеек при конкурсной процедуре. Происходило это благодаря стратегии опытных специалистов. 

Какой совет тем, кто только начинает участвовать в тендерах?

У нас есть совет, которым охота было бы поделиться со всеми — начинайте участвовать в тендерах с профессионалами. И это не реклама наших услуг. Я встречала многих руководителей компаний и ЛПР, которые говорили —«в тендерах все куплено», «тендеры — обман, коррупция». Это все басни о тендерах. Я убеждена, что те компании, которые так говорят, просто не там участвовали. Ведь компании, которые грамотно участвуют в тендерах и зарабатывают там, говорят, что тендеры — их основной доход.

За 2024 год, согласно данным, ГИС ЕИС порядка 20 трлн. рублей было разыграно и выплачено через закупки. Государство – самый платежеспособный заказчик на сегодняшний день. Мой главный совет — нанять себе профессионалов. Полностью им довериться и уметь делегировать те обязанности, в которых вы лично не разбираетесь.

Как минимизировать время на участие в тендерах? Обратиться к профессионалам. А также небольшой лайфхак — держите наготове всегда подготовлены папки с документами о компании для разных видов процедур: отдельная папка для конкурсов, отдельная для аукционов. Рекомендуем актуализировать их раз в квартал.

Успех в тендерах – это не просто грамотная подготовка документации. Выиграть саму закупку – пол дела. Нужно своевременно оформить обеспечение исполнения контракта – банковскую гарантию, вовремя подписать договор. Бывает, что, на победителя поступают жалобы в ФАС. А чтобы остался победителем,  компании необходимо со своим юристом принять участие в заседании ФАС и отстоять это первое место. Поэтому во многих случаях нужны узкоспециализированные, грамотные тендерные юристы, которые понимают 44-ФЗ и ежедневно варятся в этом котле закупок.

Мы уже несколько раз упоминали об анализе рынка и анализе конкурентов. С точностью могу сказать, что праздничные или предпраздничные дни в России – это время самой низкой конкуренции на рынке.

Начало января – отличный шанс выигрывать закупки с минимальной конкуренцией. Такая же тенденция прослеживается и на майские длительные праздники. Только те компании, у которых есть тендерный специалист, который с вами на связи 24 на 7, может выиграть такой контракт.

Поэтому, мы советуем разобраться в успешной формуле тендерных сделок и скорее заходить на этот рынок. Но, помните, что успех в тендерах ждет тех, кто продумывает все ходы на несколько шагов вперед и доверяется опыту профессионалов.