Расхождения в документах по исполнению контрактов, которые нужно исключить до конца года
В конце года исполненные контракты необходимо закрыть и внести информацию в реестр. Перед этим обязательно сверьте все сведения в реестре с документами о приемке и устраните расхождения. Если закроете год с неверными сведениями, получите штраф за нарушение порядка ведения реестра.
Где найти все цифры для реестра контрактов
Сравните сведения в реестре контрактов в ЕИС с документами на поставку и оплату. Сумму за единицу товара, количество и общую стоимость во всех опубликованных документах. Сделайте лист сверки документов, чтобы проверить все цифры, которые вносите в ЕИС.
Часто бывает, что при публикации сведений в реестре на руках не все документы. Еще не прошла оплата, а товар уже поставлен, нет платежки и пр. В этом случае вносите сведения в реестр последовательно в течение пяти дней с момента, как вам их предоставили. Опоздание на 1 день — штраф 15 тыс. руб. Если вообще не опубликовали или опубликовали не все — штраф 50 тыс. руб.
Какие документы собрать для разных видов контрактов
Есть три вида контрактов: на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг. На каждый вид контракта — свой комплект документов для реестра.
Если поставщик ошибся в документах на товар
Если поставщик ошибся в счет-фактуре на товар, он предоставляет вам корректировочный документ с исправлением. Чтобы убедиться, что поставщик исправил неточности, сравните оба документа.
Зачем сверять расшифровку назначения платежа
Обязательно сверяйте расшифровку назначения платежа в платежном поручении с наименованием и номером контракта. Это важно, т.к. нужно для своевременной оплаты по контракту. На практике бывает, что в платежке назначение платежа прописано неверно и до поставщика не доходят деньги. Пример - закупка новогодних подарков для детей сотрудников одной компнаии. Предмет контракта: «Поставка детских новогодних подарков». При подготовке платежного поручения потерялось слово «новогодних». Из-за аврала в конце года платежку вовремя не исправили и оплата до поставщика в установленный контрактом срок не пришла. А это значит, что заказчик не только нарушил требования закона о сроках оплаты, но и получил кредиторскую задолженность и выговор за не вовремя израсходованные бюджетные средства.
Составить акт взаиморасчетов с поставщиком
Чтобы убедиться какие контракты полностью оплачены, а какие оплачены частично, запросите у исполнителей акты взаиморасчетов. В актах взаиморасчетов можно выявить, есть ли у вас задолженность по контракту.
Комментарии