ЕИС 16.1 и электронное актирование в 2026 году: что изменилось и как принимать документы без ошибок

Летом 2026 года Единая информационная система в сфере закупок перешла на версию 16.1, которая существенно переработала модуль электронного актирования. Для поставщиков и заказчиков по 44-ФЗ это означает новый интерфейс формирования документов о приёмке, изменённые сроки и дополнительные инструменты контроля. Разбираем, что конкретно изменилось, как правильно работать с актами в новом интерфейсе и как избежать типичных ошибок, из-за которых задерживается оплата.

• Что изменилось в ЕИС 16.1 в 2025–2026 году
• Новые возможности для поставщика в версии 16.1
• Как формировать и подписывать документ о приёмке в новом интерфейсе
• Как исправить ошибку в уже отправленном акте
• Что делать, если заказчик не подписывает документ вовремя
• Как электронное актирование влияет на сроки оплаты
• Практические кейсы
• Частые ошибки и как их избежать

Что изменилось в ЕИС 16.1 в 2025–2026 году

Версия 16.1 ЕИС, развёрнутая в 2026 году, принесла три ключевых изменения в модуль электронного актирования: обновлённый конструктор документа о приёмке, механизм частичной приёмки и интеграцию с реестром контрактов в режиме реального времени.

• Конструктор документа о приёмке переработан: теперь поля заполняются в логической последовательности, система автоматически подтягивает данные из контракта (наименование товара, единицы измерения, цену за единицу), снижая риск ручных ошибок.
• Частичная приёмка — поставщик может сформировать акт на часть поставленного товара или выполненных работ без создания отдельного дополнительного соглашения, если это предусмотрено контрактом.
• Интеграция с реестром контрактов стала двусторонней: статус документа о приёмке автоматически обновляет запись в реестре, что ускоряет проверку казначейством при санкционировании расходов.
• Добавлен журнал событий по каждому документу о приёмке — видны все действия сторон с временными метками, что упрощает доказательство нарушения сроков.
• Расширен список форматов вложений: теперь к акту можно прикрепить файлы в форматах PDF/A, XML, XLSX, а также фотоматериалы в JPEG/PNG (ранее поддерживались только PDF и XML).

Новые возможности для поставщика в версии 16.1

В версии 16.1 поставщик получил расширенный личный кабинет с дашбордом статусов всех документов о приёмке и инструментами уведомлений.

• Дашборд документов о приёмке: сводная таблица по всем контрактам с фильтрацией по статусу («Ожидает подписания», «Подписан», «Отклонён», «Просрочен»).
• Push-уведомления и e-mail-оповещения при изменении статуса документа заказчиком — поставщик мгновенно узнаёт об отклонении или подписании.
• Шаблоны документов: если по одному контракту оформляется несколько актов (например, ежемесячные акты по договору оказания услуг), можно сохранить шаблон и заполнять только изменяемые поля.
• Предварительная проверка (валидация) перед отправкой: система указывает на незаполненные обязательные поля и несоответствия с данными контракта до подписания КЭП.
• Возможность отозвать документ до момента его подписания заказчиком — без согласования, в один клик.

Как формировать и подписывать документ о приёмке в новом интерфейсе

Процедура формирования акта в ЕИС 16.1 стала линейной: поставщик проходит четыре последовательных шага, каждый из которых система проверяет автоматически.

1. Шаг 1. Войдите в личный кабинет ЕИС через ЕСИА с действующей квалифицированной электронной подписью (КЭП). Убедитесь, что сертификат КЭП не истёк — система заблокирует подписание при просроченном сертификате.
2. Шаг 2. Откройте исполняемый контракт в разделе «Исполнение контрактов» → «Документы о приёмке» → кнопка «Создать документ о приёмке».
3. Шаг 3. Заполните форму документа. Система автоматически подтягивает: номер контракта, наименование заказчика, предмет контракта, единицы измерения и цену. Вам нужно указать: фактический объём поставки/выполненных работ, дату фактической поставки, реквизиты товаросопроводительных документов (если применимо), прикрепить подтверждающие вложения.
4. Шаг 4. Запустите предварительную проверку — кнопка «Проверить». Система укажет на ошибки форматно-логического контроля. Исправьте замечания.
5. Шаг 5. Подпишите документ КЭП и нажмите «Отправить заказчику». После отправки документу присваивается уникальный реестровый номер и фиксируется дата/время отправки.

Как исправить ошибку в уже отправленном акте

Если документ о приёмке уже отправлен заказчику, но ещё не подписан им — поставщик может отозвать документ самостоятельно через кнопку «Отозвать» в карточке документа. После отзыва документ получает статус «Аннулирован», и поставщик создаёт новый.

Если заказчик уже подписал документ, исправить его в одностороннем порядке невозможно. Алгоритм действий:

1. Свяжитесь с заказчиком и согласуйте необходимость корректировки.
2. Заказчик формирует корректировочный документ о приёмке (функционал появился в версии 16.1) — он аннулирует предыдущий акт и создаёт новый с исправленными данными.
3. Оба участника подписывают корректировочный документ КЭП.
4. Если ошибка влечёт изменение суммы — потребуется дополнительное соглашение к контракту, зарегистрированное в реестре контрактов.

Подробнее о типичных проблемах при электронном актировании — в нашем материале Электронное актирование: возможные проблемы.

Что делать, если заказчик не подписывает документ вовремя

Если заказчик нарушает срок подписания документа о приёмке, установленный контрактом, поставщик вправе требовать уплаты пени и обратиться с жалобой в ФАС или в суд. Журнал событий ЕИС 16.1 фиксирует точную дату отправки акта — это ключевое доказательство.

Пошаговые действия поставщика:

1. Зафиксируйте дату отправки — скачайте из ЕИС выписку по документу о приёмке с временной меткой (кнопка «Сформировать выписку» в карточке документа).
2. Направьте заказчику письменное уведомление (через ЕИС или по почте) с указанием нарушенного срока и требованием подписать документ в течение 3 рабочих дней.
3. Рассчитайте пени за просрочку оплаты: согласно федеральному законодательству о контрактной системе, пени начисляются за каждый день просрочки от неоплаченной суммы по ставке, установленной Правительством РФ (как правило, привязана к ключевой ставке ЦБ).
4. При отсутствии реакции — подайте жалобу в территориальный орган ФАС или исковое заявление в арбитражный суд.

Журнал событий ЕИС — это не просто технический лог. В судебной практике и при рассмотрении жалоб в ФАС выписка из ЕИС с временными метками признаётся надлежащим доказательством соблюдения или нарушения сроков сторонами контракта.

Как электронное актирование влияет на сроки оплаты

Электронное актирование напрямую определяет момент, с которого начинается отсчёт срока оплаты: по 44-ФЗ срок оплаты исчисляется с даты подписания заказчиком документа о приёмке в ЕИС, а не с даты передачи бумажного акта.

Ключевые нормы, актуальные в 2026 году:

• Для субъектов МСП (малого и среднего предпринимательства) — оплата не позднее 7 рабочих дней с даты подписания документа о приёмке.
• Для остальных поставщиков — срок устанавливается контрактом, но не может превышать 30 календарных дней с даты подписания акта (если иное не установлено специальными нормами).
• При казначейском сопровождении контракта — срок санкционирования расходов казначейством добавляется к сроку оплаты, поэтому фактическая оплата может занять до 10–15 рабочих дней после подписания акта.

Пример расчёта пени за просрочку оплаты:
Сумма контракта — 2 000 000 ₽. Заказчик просрочил оплату на 10 дней. Ключевая ставка ЦБ — 16% годовых.
Пени = 2 000 000 ₽ × (16% / 365) × 10 дней = 8 767 ₽.
Эта сумма предъявляется заказчику в претензионном порядке или взыскивается через суд.

Практические кейсы

Кейс 1. Ошибка в объёме поставки — отзыв до подписания

Поставщик канцелярских товаров отправил документ о приёмке на 500 единиц, хотя фактически поставил 480. Заказчик ещё не открывал документ. Поставщик воспользовался кнопкой «Отозвать» в ЕИС 16.1, аннулировал документ и создал новый с корректным объёмом. Процедура заняла 15 минут, срок оплаты не пострадал.

Кейс 2. Заказчик молчит 25 дней — жалоба в ФАС

IT-компания выполнила работы по контракту на техническое обслуживание и направила акт через ЕИС. По условиям контракта заказчик обязан был подписать документ в течение 10 рабочих дней. На 25-й день статус в ЕИС оставался «Ожидает подписания». Поставщик скачал выписку из журнала событий ЕИС, направил письменное уведомление заказчику и подал жалобу в территориальный орган ФАС. По итогам рассмотрения заказчик был признан нарушившим сроки, акт подписан, оплата произведена с пенями.

Кейс 3. Частичная приёмка по контракту на поставку оборудования

Поставщик медицинского оборудования поставил первую партию из трёх запланированных. Контракт предусматривал поэтапную поставку. В ЕИС 16.1 поставщик воспользовался функцией частичной приёмки, сформировал акт на первую партию без дополнительных соглашений. Заказчик подписал документ в течение 5 рабочих дней, оплата поступила на 7-й рабочий день — в рамках установленного срока для МСП.

Частые ошибки и как их избежать

Анализ обращений в «Эксперт Центр» показывает, что большинство проблем с электронным актированием в ЕИС связаны с несколькими повторяющимися ошибками.

Если у вас возникли сложности с электронным актированием в ЕИС или заказчик нарушает сроки подписания и оплаты — обратитесь за консультацией к специалистам «Эксперт Центр»: +7 901 634 64 33 или 8 800 500-72-86 (звонок по России бесплатный). Мы поможем разобраться с ситуацией, подготовить претензию или жалобу в ФАС.

Комментарий эксперта: На практике большинство конфликтов вокруг электронного актирования возникает не из-за технических сбоев ЕИС, а из-за того, что стороны не читают условия контракта о сроках приёмки и оплаты. Версия 16.1 сделала процесс прозрачнее: журнал событий фиксирует каждое действие. Поставщикам рекомендую сразу после отправки акта скачивать выписку из ЕИС и хранить её — это ваша страховка при любом споре с заказчиком.